Apakah Rencana Open Office Menghasilkan Lingkungan yang Kreatif?

Bagaimana kurangnya privasi mempengaruhi pemikiran kreatif kita? Akal sehat kita mungkin menyarankan sejumlah alasan mengapa terus-menerus "terlihat" agar orang lain melihat kita, seperti di kantor terbuka, dapat menimbulkan biaya kognitif. Upaya mental yang cukup besar mungkin diperlukan untuk tetap fokus pada pekerjaannya sendiri, dan tidak terganggu oleh suara, gerakan, kejadian, datang dan pergi orang lain di dekatnya.

Tapi apakah kita sepenuhnya menyadarinya semua cara-cara berbeda dimana kurangnya privasi dapat mempengaruhi pemikiran kita? Dan, selain hanya meminta orang untuk laporan diri mereka, bagaimana kita bisa lebih jelas dan pemahaman berbasis bukti tentang bagaimana kurangnya privasi memengaruhi pemikiran dan hasil karya kita?

Mari kita lihat dua pendekatan eksperimental yang sangat kreatif - dan wawasan unik yang mereka berikan - tentang hubungan kreativitas-privasi.

Menambahkan Lebih Banyak Privasi: Studi Tirai

Sebuah pabrik yang sangat besar di Tiongkok Selatan yang memproduksi telepon seluler dan perangkat digital lainnya memiliki denah lantai terbuka yang sangat besar di mana para pekerja di bagian produksi dan pengawas selalu dan siap sedia terlihat.

Apa yang akan terjadi pada kecepatan dan kualitas produksi jika beberapa saluran dikelilingi oleh tirai privasi grup - sesuatu seperti tirai privasi besar bergaya rumah sakit? Dan bagaimana jika seorang "pengamat yang menyamar" bisa berada di dalam barisan yang dikelilingi tirai, melakukan pekerjaan yang mereka butuhkan tetapi juga memperhatikan apa yang terjadi di balik tirai?

Peneliti secara acak memilih 4 dari 32 jalur produksi di pabrik untuk dikelilingi oleh tirai privasi. Tirai tetap di tempatnya tidak hanya selama sehari atau beberapa hari, tetapi selama beberapa bulan.

Jadi apa yang terjadi?

Tim di garis yang dikelilingi oleh tirai privasi menunjukkan produktivitas yang lebih tinggi (lebih banyak unit per jam) dan kualitas pekerjaan mereka meningkat. Mereka juga menunjukkan lebih banyak improvisasi dalam menyelesaikan pekerjaan mereka.

Privasi tim yang relatif lebih tinggi yang diberikan oleh tirai memungkinkan masalah sementara yang lebih kecil diselesaikan secara lokal. Daripada meminta bantuan dari manajemen yang lebih tinggi, atau menyembunyikan metode pemecahan masalah eksperimental baru dari orang lain, solusi dapat dibagikan dengan pekerja lain di telepon.

Pengamatan oleh para peneliti yang menyamar pada garis yang dikelilingi tirai mengungkapkan bahwa para pekerja secara aktif berganti peran untuk mempelajari banyak tugas, terutama di stasiun yang berdekatan dengan mereka sendiri. Ini memupuk bentuk dukungan silang yang lebih besar dalam tim, adaptasi yang mengalir, eksperimen, dan pembelajaran.

Tirai privasi memungkinkan pekerja di jalur kebebasan yang lebih besar untuk berkolaborasi dan mendiskusikan ide-ide baru dan untuk menguji dan mencoba perbaikan proses secara berulang, sampai pada prototipe yang berhasil sebelum membagikannya dengan orang luar. Ini membentuk lingkungan mencari-cari pendukung yang “dikurangi pengawasannya” di mana baik pekerja dan manajer lini dapat secara adaptif bereksperimen dengan tingkat otonomi yang lebih tinggi.

Mungkin berlawanan dengan intuisi, privasi yang lebih besar menyebabkan lebih banyak berbagi, pengetahuan kelompok, dan eksperimen kolaboratif.

Menghapus Privasi: Studi Pemantauan Elektronik

"Open Company 1" adalah perusahaan multinasional Fortune 500. Di kantor pusat globalnya, perusahaan memutuskan untuk mengubah salah satu lantainya menjadi ruang yang benar-benar terbuka, transparan, dan tanpa batas. Di ruang baru, tidak akan ada dinding dan sekat antar workstation kantor. Akan ada lebih dari seratus karyawan yang bekerja di berbagai bidang fungsional mulai dari teknologi dan penjualan hingga keuangan dan pengembangan produk.

Mempelajari rencana perubahan lantai perusahaan yang akan segera terjadi, peneliti meminta karyawan untuk mengambil bagian dalam studi yang akan melacak siapa yang berbicara dengan siapa, dan kapan, dan bagaimana. Tapi ada beberapa tikungan.

Pertama, pelacakan interaksi mereka akan mencakup periode 15 hari kerja sebelum pindah, dan juga periode 15 hari kerja setelah pindah. Pelacakan pasca perpindahan tidak akan segera dimulai tetapi beberapa bulan kemudian. Kesenjangan ini akan memberi setiap orang waktu untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan baru mereka dan kesempatan untuk menyesuaikan diri dengan cara kerja mereka di sana. Jeda dua bulan juga memungkinkan pengumpulan data terjadi pada titik yang sama dalam siklus kuartalan perusahaan, sehingga tuntutan kerja karyawan akan relatif sama (dan lebih sebanding) untuk dua periode pencatatan.

Liku-liku lainnya semuanya terkait dengan teknologi. Peserta yang setuju untuk mengambil bagian dalam penelitian ini diminta untuk mengenakan sensor infra merah kecil pada tali pengikat - yang disebut "lencana sosiometrik" - yang merekam, dengan tingkat detail yang tinggi, setiap interaksi tatap muka mereka dengan yang lainnya juga memakai lencana. Peserta juga akan diminta untuk memakai, di lanyard, mikrofon kecil yang akan menangkap jika mereka sedang berbicara atau mendengarkan (tetapi bukan isi dari apa yang dikatakan), dan dua alat pelacak lainnya - akselerometer yang akan merekam gerakan tubuh mereka dan postur, dan sensor Bluetooth yang akan menangkap lokasi spasial mereka.

Semua rekaman akan diberi cap waktu dalam interval 10 milidetik. Selain itu, data ini akan digabungkan dengan informasi dari akun email perusahaan peserta, terutama informasi tentang siapa yang mereka kirimi email, salin, atau salinan buta, dan pesan instan mereka dari periode yang sama.

Sebanyak 52 peserta (sekitar 40 persen dari semua yang pindah ke ruang baru) setuju untuk berpartisipasi. Di seluruh rekaman pra-pindah dan pasca-pindah, ini menghasilkan kumpulan data yang sangat besar: 96.778 interaksi tatap muka, 84.026 email, dan 25.691 pesan instan (terdiri dari 221.426 kata).

Menganalisis data ini mengungkapkan bahwa para peserta, setelah pindah ke rencana kantor terbuka, sekarang menghabiskan lebih sedikit waktu - bukan lebih banyak waktu - dalam interaksi tatap muka.

Sebelum pindah, mereka menghabiskan waktu sekitar 6 jam dalam interaksi tatap muka per orang per hari. Setelah desain ulang, hal ini menurun drastis: orang yang sama sekarang menghabiskan hanya sedikit lebih dari 1,5 jam dalam interaksi tatap muka. Dan jumlah interaksi yang terjadi melalui email dan pesan instan meningkat pesat: Jumlah email yang mereka kirim meningkat 56 persen, mereka menerima 20 persen lebih banyak email, dan disalin pada 41 persen lebih banyak. Aktivitas pesan instan juga meningkat sebesar 67 persen dan jumlah kata yang dikirim melalui pesan instan meningkat sebesar 75 persen.

Tetapi efek yang tidak diinginkan dari perpindahan itu tidak berakhir di situ. Ketika para eksekutif di perusahaan ditanya - dengan keyakinan - tentang bagaimana desain ulang lantai telah memengaruhi kinerja, mereka yakin bahwa metrik kinerja internal mereka menunjukkan penurunan yang nyata dalam kualitas kerja karyawan.

Studi kedua oleh peneliti yang sama di perusahaan Fortune 500 yang berbeda ("Perusahaan Terbuka 2") lagi-lagi melihat jenis interaksi dari sekitar 100 karyawan, sebelum dan sesudah mereka ditugaskan di lantai terbuka, menghasilkan hasil yang sangat mirip. Ada penurunan dramatis dalam jumlah waktu yang dihabiskan untuk berinteraksi tatap muka - bahkan untuk karyawan yang secara fisik cukup dekat satu sama lain.

Apa yang harus kita lakukan dengan semua ini?

Mari kita menempatkan diri kita pada posisi seseorang di kantor terbuka. Melanjutkan percakapan Anda dengan kolega lain, ketika dikelilingi oleh sekelompok orang lain yang mencoba melakukan pekerjaan mereka sendiri, dan untuk siapa percakapan Anda tidak relevan dan mengganggu, akan menghambat percakapan. Memang, saran pertama yang terdaftar, dalam rangkaian 10 petunjuk berbasis pengalaman yang baru-baru ini diterbitkan tentang "Bagaimana mengatasi bekerja di laboratorium ruang terbuka" adalah "Diam dan tidak mencolok, seolah-olah Anda berada di perpustakaan. "

Dari tingkat yang lebih abstrak dan umum, mungkin ada baiknya untuk menyatakan sesuatu yang, meskipun jelas, terlalu sering diabaikan. Lebih banyak tidak selalu lebih baik, dan memang ada banyak asal untuk pemikiran dan tindakan kreatif.

Bahwa sejumlah bahan tertentu, seperti interaksi tatap muka, baik untuk kolaborasi, tidak berarti bahwa jumlah bahan yang tidak terbatas juga akan baik. Dan terlalu banyak salah satu faktor (misalnya, peluang untuk interaksi) dapat berarti terlalu sedikit faktor lain - yang sama pentingnya -, seperti kesempatan untuk waktu berpikir yang tenang dan pribadi. Banyak upaya kreatif akan mendapat manfaat dari interaksi sosial - pada waktu tertentu dan dalam beberapa bentuk - tetapi, di lain waktu upaya tersebut mungkin sama-sama mendapat manfaat dari batasan interaksi dan privasi tingkat tinggi.

Sebuah "kantor tanpa batas" juga menghilangkan faktor kognitif dan motivasi lain yang kurang terlihat tetapi penting, seperti rasa kontrol pribadi atas lingkungan seseorang, termasuk kapan harus berinteraksi, apa yang akan dibagikan, dll.

Sama pentingnya, kantor tanpa batas membatasi kemampuan seseorang memilih untuk mencocokkan seseorang bekerja atau situasi kreatif dengan kebutuhannya saat ini. Misalnya, studi terbaru lainnya tentang efek pindah dari kantor pribadi ke kantor terbuka menemukan bahwa menyediakan akses ke ruang kerja yang tenang, dan kesesuaian antara kebutuhan orang tertentu akan ketenangan dan akses mereka ke ruang kerja yang tenang, dikaitkan dengan lebih sedikit gangguan, lebih sedikit stres, dan persepsi yang lebih positif tentang peluang kolaboratif.

Ketersediaan pilihan kapan dan di mana berinteraksi dengan orang lain juga dapat menjelaskan temuan sebelumnya tentang tingkat kepuasan yang dilaporkan sendiri dengan kantor fleksibel - yaitu, kantor rencana terbuka yang memiliki apa yang disebut "ruang cadangan" yang dapat digunakan secara fleksibel. untuk periode pekerjaan yang sangat terkonsentrasi, atau untuk pertemuan interaktif, panggilan telepon pribadi, dan sebagainya. Kantor fleksibel memberikan peluang untuk kolaborasi dan privasi, menghilangkan kebutuhan setiap orang untuk terus-menerus melindungi diri dari gangguan, atau terus-menerus memantau diri mereka sendiri untuk mencegah diri mereka menjadi gangguan bagi orang lain.

Apa yang dapat kita lihat dari studi tirai privasi dan studi kantor terbuka adalah bahwa bagaimana lingkungan kerja kita memainkan peran kunci dalam kreativitas dan produktivitas kita tidaklah sederhana. Kami membutuhkan privasi - termasuk peluang untuk kolaboratif dan privasi satu-ke-satu - dan kami membutuhkannya pada waktu yang tepat dan dalam tingkat dosis yang tepat. Meraih ide kreatif sering kali merupakan peregangan yang renggang dan tentatif yang menuntut secara kognitif; setiap dorongan dan tarikan yang tidak relevan pada perhatian kita, bahkan jika bermaksud baik, dapat meninggalkan ide-ide bagus selamanya dari genggaman kita.

Bernstein, E. S., & Turban, S. (2018). Dampak ruang kerja 'terbuka' pada kolaborasi manusia. Transaksi Filosofis Royal Society, B, 373, Pasal 20170239.

Danielsson, C.B, & Bodin, L. (2008). Jenis kantor dalam kaitannya dengan kesehatan, kesejahteraan, dan kepuasan kerja di antara karyawan. Lingkungan dan Perilaku, 40, 636–668.

Haapakangas, A., Hongisto, V., Vargo, J., & Lahtinen, M. (2018). Manfaat ruang kerja yang tenang di kantor terbuka: Bukti dari relokasi dua kantor. Jurnal Psikologi Lingkungan, 56, 63–75.

Pautasso, M., & Van der Werf, W. (2017). Bagaimana cara mengatasi bekerja di lab ruang terbuka? European Review, 25, 679­–687.